Een professionele inleiding: begin je brief of e-mail sterk
De inleiding van een tekst laat zich prachtig definiëren:
Het begin van een tekst waarin het onderwerp wordt geïntroduceerd. Het doel is om de aandacht van de lezer of luisteraar te trekken en context te geven aan de boodschap.
Maar vind jij het lastig om een begin aan je brief of e-mail te maken? Dit artikel helpt je.
Inhoud van dit artikel
- Gooi roestige misvattingen overboord!
- Maar… wat is er zo erg aan ouderwetse taal?
- Zo begin je jouw brief of e-mail sterk.
- Interessant: als je praat doe je het vanzelf goed.
- Een goed begin van je brief of mail zonder eerder contact.
- Extra goed beginnen met je tekst? Schrijf positief!
Gooi roestige misvattingen overboord!
Wil je jouw brief of e-mail sterk beginnen? Dan is het absoluut nodig om eerst een belangrijke misvatting overboord te gooien.
Een misvatting? Welke dan? Nou, je weet wel: de neiging die sommige ‘professionele’ e-mail- en briefschrijvers hebben om ouderwetse taal te gebruiken. Zomaar ineens. Terwijl ze dat nooit doen als je met ze staat te praten… Vreemd toch?
Weet je nog steeds niet waar ik het over heb? Kom, ik geef je wat voorbeelden van Fred van Finance.
Naar aanleiding van uw schrijven d.d. 22 september jongstleden kan ik u als volgt berichten.
Met referte aan uw aanvraag van 3 maart jongstleden sturen wij u deze reactie.
Middels dit schrijven vraag ik uw aandacht voor het volgende.
Die Fred van Finance toch! In de pauze maakt ‘ie altijd van die scherpe woordgrapjes. Maar zet hem achter een computer voor een simpele e-mail en z’n taal wordt zo ouderwets als… tsja, als wat?
Wat hier gebeurt? Fred denkt dat er voor geschreven taal andere regels gelden dan als je met iemand spreekt. En dat is niet zo. Maar helaas, zoals Fred zijn er meer. Sterker nog: misschien vind jij het ook wel lastig om goede inleidingen voor mails en brieven te bedenken. Helemaal niet erg!
Iets op je eigen manier doen kan best eng zijn. Zeker in een werkomgeving. Bedenk maar eens hoe het was toen je nét bij je huidige baan kwam werken. Wedden dat je toen werkwijzes van collega’s hebt overgenomen? Soms omdat iets gewoon goed werkt, maar ook ‘omdat dat nou eenmaal is hoe het hier gaat’.
Zo gaat het ook vaak met schrijfstijl, zeker in een professionele omgeving. We nemen stijlen van elkaar over om niet uit de toon te vallen. En zo blijft het afzichtelijke taalgebruik uit de voorbeelden hierboven voortbestaan.
Maar... wat is er zo erg aan ouderwetse taal?
Als mensen je maar begrijpen, toch?
Precies. En daar ligt meteen het eerste probleem: Ben je minder goed in lezen? Oftewel: heb je een lager taalniveau? Dan begrijp je gewoon niet wat er staat als je zo’n ouderwetse inleiding leest.
Als schrijver ga je er al snel vanuit dat je lezer begrijpt wat je zegt. Maar: op welk taalniveau schrijf je? En welk taalniveau heeft je doelgroep? Vaak schrijf je op een hoger niveau dan je doelgroep heeft. Resultaat: de lezer begrijpt vanaf het begin niet wat je opschrijft.
Probleem twee: het is nou niet echt sexy, zo’n ouderwetse inleiding.
Zucht… Moet taal nu ook al ‘sexy’ zijn dan?
Nee, absoluut niet. Sexy taal is een uiterste. Het is voor de meeste mails en brieven niet geschikt. Maar ouderwetse taal is het andere uiterste. In beide gevallen verlies je de lezer. De waarheid ligt, zoals wel vaker, in het midden. Hoe zullen we dat midden eens noemen? Aantrekkelijk? Kan iedereen daarmee leven? Super. Aantrekkelijk schrijven.
Wat ik wil zeggen: een tekst in ouderwetse taal nodigt niet uit om te lezen. Een flink probleem als je mails en brieven ermee beginnen! Lezers haken af. En dat wil je niet: jouw tekst moet gelezen worden!
Kort gezegd:
- Je lezers moeten je inleiding begrijpen.
- Je lezers moeten verder willen lezen ná je inleiding.
Zo begin je jouw brief of e-mail sterk
Begin je brief of mail dus sterk door de context te benoemen. Op een manier die er voor zorgt dat de lezer verder wil lezen.
Maar wat is de context van een brief of mail? Oftewel: waarom schrijft iemand een brief of e-mail? Meestal bestaat dat hieruit:
- eerder contact dat je met de lezer had. Mogelijk via een eerdere mail, maar op een andere manier kan natuurlijk ook.
- iets wat binnenkort gaat gebeuren en wat op de lezer van toepassing is. Oftewel: de reden dat je de brief of mail naar hem of haar schrijft.
Interessant: als je praat doe je het vanzelf goed.
De oplossing om een sterke inleiding te schrijven ligt dichterbij dan je denkt. Véél dichterbij. Want: als je iemand opbelt, krijg je vanzelf een goede inleiding.
We doen de proef op de som. Lina heeft gisteren met een vriend afgesproken: Thijs. Tijdens hun gezellige koffieafspraak kwam het idee om een reünieweekend met de oude vriendengroep te organiseren. Beide vonden het een superleuk idee. Maar: het idee bleef nog vaag. Nu, een dag later, wil Lina er graag een concreet plan van maken. Dus ze belt Thijs op. Hieronder zie je hoe dat gesprek is gegaan.
Voorbeeld
Hallo, met Thijs…
Hoi Thijs, met Lina. Goed om je weer te spreken!
Hey, ja, leuk!
Zeg, gisteren zaten we aan de koffie.
Zeker!
We hadden we het erover om een vriendenweekend te organiseren, toch?
Klopt!
Ik bel even om dat plan concreet te maken.
Goed plan!
In het voorbeeld hierboven zie je dat Lina 3 dingen doet om het onderwerp van het gesprek aan te kondigen.
- Ze grijpt terug naar het vorige contact: Gisteren zaten we aan de koffie.
- Ze herhaalt het onderwerp waar dat contact over ging: We hadden het erover om een vriendenweekend te organiseren.
- Ze vertelt het doel van het huidige contact: Ik bel even om dat plan concreet te maken.
Vertaal je dit naar een inleiding voor een tekst, dan ziet dat er zo uit:
Voorbeeld A
Beste Thijs,
Gisteren zaten we aan de koffie. We hadden het erover om een vriendenweekend te organiseren. Graag maak ik daar een concreet plan van.
Voilà!
Het mooie? Je kunt deze techniek inzetten in al je brieven en e-mails. Voor al je doelgroepen. Zolang je maar reageert op eerder contact. Bedenk dus altijd: hoe zou ik het doen als ik deze persoon zou bellen? En gebruik die informatie om je inleiding op te schrijven.
De video is een fragment uit de online training Schrijven voor taalniveau B1.
Hoe begin je een e-mail of brief na eerder contact?
- Verwijs naar het vorige contact.
- Herhaal het onderwerp waar dat contact over ging.
- Vertel het doel van het huidige contact.
Een goed begin van je brief of mail zonder eerder contact.
Je reageert in je brief of e-mail natuurlijk niet altijd op eerder contact. Soms ben je zelf degene die het contact begint. Ook dan is een sterke inleiding een fluitje van een cent. Let maar op:
- Omschrijf de directe relatie die je hebt met de lezer. U woont dichtbij de Schepenlaan.
- Omschrijf de directe aanleiding voor jouw e-mail of brief: Binnenkort vernieuwen wij de wegen in uw buurt.
- Vertel het doel van het huidige contact: In deze brief leest u wat dit voor u betekent.
Daarna volgt natuurlijk de rest van je mail of brief. In begrijpelijke taal.
Voorbeeld B
Beste Horstendammer,
U woont dichtbij de Schepenlaan. Binnenkort vernieuwen wij de wegen in uw buurt. In deze brief leest u wat dit voor u betekent.
Hoe begin je een mail of brief zonder eerder contact?
- Omschrijf je directe relatie met de lezer.
- Omschrijf de directe relatie die je hebt met de lezer.
- Vertel het doel van het huidige contact.
Extra goed beginnen met je tekst? Schrijf positief!
Wil je écht dat je tekst gelezen wordt? Voeg dan een positieve noot toe aan je inleiding. Het effect? De lezer is geneigd om meer aandacht te besteden aan jou tekst.
Hoe je dit doet? Voeg een gepast positief woord, zinsdeel of zin toe aan de inleiding. Hieronder zie je in de twee voorbeelden hoe je dat kunt aanpakken.
Voorbeeld A
Beste Thijs,
Gisteren zaten we aan de koffie. Fijn om je weer eens te zien! We hadden het erover om een vriendenweekend te organiseren. Superleuk plan. Graag maak ik het concreet.
Voorbeeld B
Beste Horstendammer,
U woont dichtbij de Schepenlaan. Binnenkort vernieuwen wij de wegen in uw buurt. Zo maken we uw buurt extra veilig en comfortabel. In deze brief leest u wat dit voor u betekent.
Zo! Nu weet je hoe je jouw inleidingen fris en eigentijds maakt. Van je professionele én privéteksten. Lees zeker ook onze andere artikelen voor meer tips, trucs en manieren om jouw teksten eigentijds en begrijpelijk te houden.
Veel succes!
Gerelateerde artikelen
Wil jij dat jouw doelgroep je nóg beter begrijpt? Wil je een ster worden in begrijpelijke taal? Doe dan onze complete online cursus. Leuk, zinvol en afwisselend!
